El tiempo es uno de los activos más valiosos a gestionar y aplicar una gestión eficaz del tiempo es fundamental para una empresa ya que permite aumentar la productividad de la misma y por lo tanto su valor.
Como la gestión del tiempo sirve tanto para la vida personal como para el trabajo, todos ganan porque los empleados estarán más motivados y la empresa será más eficiente.
La gestión eficaz del tiempo permite lograr un mejor rendimiento y ganar calidad de vida.
La gestión del tiempo consiste en realizar un plan donde se establece la cantidad de tiempo que se dedicara a cada tarea, con el objetivo de mejorar la productividad o trabajar de forma organizada. Para realizar una gestión efectiva debes conocer el tiempo que requiere cada tarea, definiendo prioridades, fechas de terminación y objetivos. Esto permitirá mejorar la organización del trabajo, evitando retrasos ya sea en el trabajo realizado por personas como por máquinas o computadoras.
El curso online de Gestión del tiempo de Red21.com está orientado a la gestión del tiempo personal y no de procesos industriales o informáticos pero el tiempo personal está cada día más complementado con todo tipo de aplicaciones informáticas que nos permiten mejorar la gestión del tiempo. Y por lo tanto mejorar el rendimiento de la actividad que realicemos.
Lo más importante no es saber una definición de diccionario de lo que es la gestión del tiempo sino comenzar a aplicarlo de forma inmediata asi sea con pequeños cambios que hagamos dentro de nuestras rutinas diarias.
Con el auge del trabajo remoto, la gestión del tiempo se volvió aún más importante porque trabajando en el hogar debemos compatibilizar el tiempo laboral con el tiempo familiar .
A continuación explicaremos como llevar a cabo los principios básicos de la gestión del tiempo.
Vamos a dar unos consejos básicos sobre como hacer una gestión eficiente del tiempo.
Un aspecto fundamental es realizar una correcta planificación donde se establezca el tiempo correcto para cada actividad o tarea a realizar. Y para esto debemos conocer el tiempo exacto o lo más aproximado posible que nos demande realizar una determinada tarea.
Si bien lo ideal es establecer un tiempo para cada tarea, en tiempos de teletrabajo , esto no es siempre posible y hay que saber gestionar la multitarea. Y el principal error es tratar de colocar varias tareas dentro de un mismo intervalo de tiempo sin preveerlas .
Por ejemplo, si defines que responder correos electrónico te insume dos horas por día pero mientras lo realizas, respondes a la vez llamadas telefónicas o whatsaps, la tarea de responder emails te tomará más tiempo. Pero a su vez no puede establecer un tiempo para llamadas entrantes o wthatapp esporádicos. Entonces lo que se debe asignar es un “tiempo de respuesta a mensajes” que incluya las tres actividades anteriores.
La definición de tiempos asignados a tareas siempre requiere de ajustes y no hay que preocuparse si al principio no da el resultado esperado.
Hay que definir cuales son las prioridades de cada día. Para esto hay que hacer una lista, que puede ser hecha en una planilla de cálculo o en una aplicación de calendario que se sincroniza tanto en computadora como en teléfono.
Al principio puede ser que asignes más tareas de las que puedes realizar en un día. La gestión del tiempo es un proceso que debes ajustar día a día.
Es importante ir identificando cuales son las tareas que benefician mas a tu trabajo y estas debes colocarlas como prioridad.
Cuando identificas que es lo que mejor que haces y que es lo que te hace perder el tiempo o que no lo puedes hacer; esto lo tienes que delegar. Una tarea que no la puedas hacer mejor o más rápido, es la que tienes que delegar.
Es importante tener presente que actualmente podemos delegar muchas tareas no solo a personas sino a aplicaciones o programas de todo tipo. Siempre debes buscar si no hay una aplicación que realice lo que estas haciendo o que te ayude a realizarlo.
Por ejemplo , una reiterada tarea en cualquier trabajo es cambiar un contenido en muchos archivos de distinto tipo, por ejemplo , una nueva dirección de la empresa que haya que colocar en documentos de word, paginas web , Pdfs , etc. Pues hay aplicaciones donde solos escribes el texto a buscar y el texto a remplazar y la aplicación hace el reemplazo en todos los archivos. Y una tarea que podría llevar 10 horas o mas (según el tamaño de la empresa), puede llevar minutos.
La planificación y la delegación de tareas son los aspectos fundamentales para un gestión exitosa del tiempo.
Para cada tarea tienes que definir un plazo limite de ejecución. Esto permite mantener enfocado a una persona o a un equipo de trabajo . Una fecha limite funciona como un incentivo y permite una mejor supervisión del trabajo realizado.
La gestión del tiempo te permitirá mejorar la calidad de vida ya que estar presionado por no poder cumplir con plazos o sobre cargado de actividades son las principales causas de malestar laboral. Con una adecuada planificación tendrás más motivación para cumplir los objetivos trazados mejorando el rendimiento de cualquier actividad que relices.
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